32. Organización y productividad: Cómo me organizo para llegar a todo

No soy ninguna experta en productividad, pero os cuento mi experiencia, lo que he ido cambiando y lo que me ha ido ayudando a mí para ser más productiva.

 

Ya sabéis que siempre estoy recogiendo vuestro feedback y además también recojo ideas y temas para próximos episodios de las preguntas que me enviáis los que escucháis el podcast y los que me seguís por Instagram. Y uno de los temas que siempre se repite muchísimo es el tema de la productividad, cómo me organizo, cómo organizo mi trabajo para llegar a tantas cosas diferentes.

Así que hoy quería hablar de este tema y compartiros mi experiencia, algunos tips que a mí me han funcionado de todo lo que he ido probando y cómo ha ido cambiando mi forma de trabajar por si os pueden servir a vosotros.

 

Multitasking

Una de las cosas que yo he ido cambiando y que he mejorado muchísimo, es que antes yo era mucho de multitasking, de ponerme un montón de tareas e ir tachando a lo largo del día, pero hacía muchísimas cosas a la vez. 

Una de las cosas que más me ha ayudado, en lugar de tener una lista interminable de cosas e ir tachando, es obligarme a cada día marcarme como tres objetivos o tres tareas importantes o focos del día.

De hecho hasta me compré una agenda, que aunque yo soy muy digital y me organizo con Google Calendar, con ClickUp y otras herramientas digitales, de vez en cuando me gusta tener algo físico, en papel, para poder poner allí lo más importante y lo más indispensable y luego tener ya más el detalle en la herramienta que use para planificar todo el trabajo, detallar las tareas y demás. La agenda, que de hecho elegí a propósito, es una agenda semanal que cada día de la semana solo tiene tres líneas y espacio para tres tareas o tres cosas importantes. 

Esto me ha ayudado mucho a hacer ese cambio, de cada día hacerme la reflexión de saber elegir cuáles son las tres tareas más importantes, que si hago eso, habré conseguido avanzar con mi trabajo.

 

3 tareas importantes en el día

También desde el punto de vista ya más mental, de cómo me afecta todo el trabajo y cómo se traduce luego eso en estrés o en la calma mental, me ayuda mucho el saber que he completado esas tres cosas que yo previamente había decidido que eran las más importantes y a no terminar el día con esa sensación de que he estado haciendo un montón de cosas, pero realmente no he avanzado o no he hecho nada porque no tengo nada sobre el papel que me ayude a convencerme a mí misma de que he avanzado con el trabajo o he sido productiva con mi tiempo.

Ese sería el primer consejo, el antes de empezar el día, plantearte cuáles serían esos tres focos o tres tareas más importantes que luego puedes acabar haciendo más cosas o incluir algo que sea una pequeña tarea, que siempre la haces cada día y es algo más repetitivo, pero dividir esos días con los tres focos a mí me ha ayudado muchísimo.

 

Técnica Pomodoro

De la segunda cosa que cada día soy más fan es de la técnica Pomodoro, que básicamente se trata de hacer 25 minutos de concentración máxima y cada 25 minutos hacemos 5 minutos de descanso.

¡Os animo a probarlo a todos si queréis, hay muchas herramientas totalmente gratuitas!

Cuando estoy trabajando con el ordenador, abro en una pestañita una página web que se llama Pomofocus.io y es totalmente gratuita. Me sirve como temporizador, te hace como alarmas con los minutos cuando van pasando y te ayuda a hacer esos descansos.

A mí me ha ayudado mucho a estar menos pendiente del móvil, de saber que «Vale, ahora tengo 25 minutos de concentración».

Antes decido:

  • En qué voy a emplearlos
  • Me obligo también a elegir una tarea
  • Me comprometo conmigo misma a seguir esos 25 minutos de concentración
  • Luego tengo 5 minutos para parar, relajar un poco la mente, levantarme, mover un poco las piernas, respirar un poco, descansar la vista, beber agua,…
  • Y luego puedo volver

Otra cosa que también me ha ayudado bastante, y esto ya va más con cada uno, es saber cómo va variando tu energía a lo largo del día.

Yo soy una persona que tiene mucha más energía por las mañanas, mi mente está como mucho más despejada, soy mucho más creativa, se me da mucho mejor la comunicación, la facilidad por escribir, tanto para crear contenido, para que me vengan ideas. En cambio, por la tarde, pues me entra ya, sobre todo después de comer y cuando van avanzando las horas, mi mente se va nublando cada vez más y me cuesta más.

Entonces lo que estoy haciendo es dejar para la mañana, todas esas tareas que requieren como más energía, como puede ser:

  • un episodio del podcast
  • un vídeo en directo
  • una entrevista
  • una reunión con alguien
  • el crear contenido sobre todo que involucre el vídeo
  • ….

Y luego por la tarde, dejar esas tareas que son más de pensar nuevas estrategias de venta para mi negocio de cara más al largo plazo que dejarme todas esas tareas que son como más urgentes, más importantes y que se tienen que hacer sí o sí para la mañana y por la tarde dejarme ese espacio más para:

  • innovar
  • pensar nuevas ideas
  • probar cosas nuevas tanto en contenido a analizar, mirar estadísticas, ver otras personas que están haciendo probar cosas nuevas

Me dejo esa parte más creativa, innovadora para hacer por las tardes.

Haber analizado cómo a mí me sienta cada tipo de tarea, cómo me siento después, cómo me afecta a mi energía y saber cuándo tengo el pico de energía más alto también me está funcionando muy bien y es otra de mis recomendaciones.

 

Tareas recurrentes en el negocio

Y el último consejo, y esto si que ha sido un antes y un después para mi negocio, es saber diferenciar las tareas que son recurrentes en mi negocio, que se hacen una y otra vez, que están siempre allí presentes y luego las tareas que son más ligadas a un proyecto, algo que tengo que hacer ahora porque estoy preparando algo en concreto o que no forman parte de esas tareas recurrentes.

Entonces, ¿cómo organizarse esas tareas que van ligadas a proyectos, a diferencia de las que están recurrentes, que ya forman parte de tu agenda y están ahí, digamos, bloqueadas para definir estas tareas?

 

Analizar objetivos

Yo lo que hago es primero analizar un poco cuáles son mis objetivos del mes, qué quiero conseguir este mes, y esto intento hacerlo antes de que empiece el mes. Es decir, ahora que estamos empezando febrero pues a mitad-finales de enero, me he empezado a plantear cuáles son los objetivos que quiero conseguir en febrero.

Lo que hago es dividir el mes de febrero por semanas, normalmente cuatro semanas y de esos objetivos, cómo lo voy a traducir en tareas, qué tengo que hacer y en qué semana voy a hacer cada una: semana una, semana dos, semana tres y semana cuatro.

Luego antes de empezar cada una de las semanas, es cuando voy a mirar cada uno de los días de la semana, cómo de cargados de trabajo los tengo y dónde voy a encajar esas tareas en concreto.

Si con las tareas recurrentes ya tengo el lunes y el martes totalmente cargado, que no puede entrar nada más, pues voy a definir si el miércoles voy a hacer esa tarea que iba ligada a uno de los objetivos del mes de febrero o uno de los objetivos que me había marcado para ese mes.

Es importante tener esa distinción entre tareas recurrentes que siempre se repiten una y otra vez y esas tareas que van ligadas a objetivos.

Los objetivos los marco yo cada mes y luego esos objetivos se tienen que traducir sí o sí en tareas y tenemos que saber qué semana vamos a hacer cada tarea, luego qué día de la semana y cómo lo vamos a subdividir en subtareas si hace falta.

 

Resumen

Yo no soy ninguna experta en productividad, os estoy contando mi experiencia, lo que he ido cambiando y lo que me ha ido ayudando a mí. 

Pero para resumir, sería:

  1. Centrarse en tres focos o intentar definir tres tareas importantes para cada día, independientemente de que luego hagamos más o haya pequeñas tareas que están entre medias. 
  2. Lo segundo sería dejar atrás el multitasking, el tener esas tareas o muchas cosas abiertas a la vez, ir pasando de una a otra y el obligarte a no pasar a la siguiente tarea hasta que has completado la que te habías marcado antes.
  3. La técnica Pomodoro, con esos descansos y esos periodos de 25 minutos.
  4. Luego el diferenciar o saber tú en qué punto del día tienes más o menos energía.
  5. Y, por último, la diferenciación entre tareas recurrentes y las que van ligadas a un objetivo concreto, a un proyecto en concreto. 

Otra cosa que también he ido aprendiendo con el tiempo y que me ha ayudado mucho el llegar a esa conclusión y también a no ser tan exigente conmigo misma, es que a veces nos creamos un ideal de productividad, que a lo mejor ni siquiera existe o ni siquiera es posible, o que por nuestra forma de ser a lo mejor no es sostenible ese ideal de productividad que nos habíamos marcado.

No tenemos que ser productivos todo el tiempo que estamos trabajando.

Tenemos que permitirnos esos descansos y sobre todo, lo que yo también estoy empezando a hacer, y estoy en este proceso también de aprender a escucharme, de escuchar mi cuerpo y de regalarme esos días en los que a lo mejor no me siento con esa energía, igual que con los otros días y más si somos mujeres, que somos cíclicas y en cada punto diferente de nuestro ciclo nuestra energía es diferente.

Aprender a escuchar eso y a no exigirnos tanto, pues también es un gran aprendizaje. Yo estoy aprendiendo, pero me está funcionando muy bien.

Si queréis escribirme por Instagram, ya me contaréis si vais a aplicar alguno de estos consejos y si os funcionan, o si queréis compartirme también vuestros tips de organización y productividad, ¡yo encantada!

No tenemos que ser productivos todo el tiempo que estamos trabajando.

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